ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ: ИХ ПОСТУПЛЕНИЕ И СПИСАНИЕ

Это документ с сайта www.bikr.ru
ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ: ИХ ПОСТУПЛЕНИЕ И СПИСАНИЕ

ГСМ принимаются к учету по фактической стоимости с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме случая их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ). Фактическая стоимость включает стоимость ГСМ, уплачиваемую в соответствии с договором поставщику, стоимость транспортных услуг, а также иные платежи, непосредственно связанные с приобретением ГСМ (например, оплата информационных и консультационных услуг, связанных с приобретением ГСМ, включая страхование доставки).

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т.п.).

Первичные учетные документы оформляются отдельно по каждому транспортному средству и виду топлива.

Учет ГСМ ведется на счете 10 «Горюче-смазочные материалы». На этом счете учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов (например, дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д.).

Приобретение ГСМ

Рассмотрим следующие способы приобретения ГСМ:

— за наличный расчет через подотчетных лиц;

— путем безналичного перечисления (приобретения талонов или пластиковых карт).

Приобретение ГСМ через подотчетных лиц. Сроки выдачи денежных средств под отчет на приобретение ГСМ и представление авансовых отчетов отражаются в учетной политике учреждения.

Пример 1. Учреждение выдало водителю под отчет бюджетные денежные средства на приобретение бензина А-92 в сумме 1100 руб. Представлен авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками на эту сумму.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Выданы водителю под отчет денежные
средства на приобретение ГСМ

71

50

1100

Оприходован бензин А-92 на основании
авансового отчета водителя (50 л по
цене 22 руб. за 1 л)

10

71

1100

Приобретение талонов на ГСМ. Талоны на бензин приобретаются у топливной компании на основании накладной и счета-фактуры. Талоны получает ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, на основании доверенности.

Талоны на бензин являются денежными документами и должны храниться в кассе учреждения. Прием талонов в кассу производится по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), выдача водителям талонов под отчет — по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002). На ордерах необходимо делать запись «фондовый». Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514). Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям.

К авансовым отчетам водителей необходимо прикладывать корешки талонов на ГСМ. Как правило, в них содержится информация о марке ГСМ и номере талона. Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет.

Пример 2. Учреждение приобрело за счет бюджетных средств 50 талонов на бензин А-76 на общую сумму 25 500 руб. Каждый талон рассчитан на 30 л бензина. Цена 1 л — 17 руб. Договором предусмотрено перечисление аванса в размере 30% (7650 руб.). Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов — Петрову В.В. и 15 талонов — Иванову И.И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Перечислен аванс поставщику

60/1

51

7 650

Оприходованы талоны на бензин в
кассу учреждения
(50 шт. x 30 л x 17 руб.)

50

60/2

25 500

Произведен зачет аванса

60/2

60/1

7 650

Произведена окончательная оплата
поставленных в учреждение талонов

60/2

51

17 850

Выданы талоны под отчет водителю
Петрову В.В.
(17 руб. x 10 шт. x 30 л)

71

50

5 100

Выданы талоны под отчет водителю
Иванову И.И.
(17 руб. x 15 шт. x 30 л)

71

50

7 650

Приняты к учету ГСМ согласно
авансовым отчетам:

— от Петрова В.В.

10

71

5 100

— от Иванова И.И.

10

71

7 650

Приобретение ГСМ по пластиковым картам. Расчеты за горюче-смазочные материалы можно произвести с использованием пластиковых карт. В этом случае между учреждением и топливной компанией заключается договор, в котором кроме стоимости бензина предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки.

Учреждение может приобрести одну корпоративную карту для покупки ГСМ, но, если в нем работает несколько водителей, использование карты будет неудобным. В таком случае целесообразно выдать каждому водителю свою топливную карту.

Периодически (например, раз в месяц) компания представляет учреждению информационный отчет, который содержит данные об отпущенных по карточкам ГСМ (в разрезе всех номеров пластиковых карт), количестве, марке, стоимости отпущенного бензина. Кроме того, в отчете отражаются дата, время, место заправки и остаток средств на пластиковой карте.

При представлении путевых листов водители прилагают к ним чеки заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

Рассмотрим на примере отражение в бюджетном учете операций по поступлению бензина по пластиковым картам.

Пример 3. Учреждение осуществляет заправку ГСМ по пластиковой карте на сумму 5000 руб. По условиям контракта оплата производится в начале месяца авансом в размере 30% (1500 руб.), окончательный расчет осуществляется по факту. Кроме того, учреждение произвело расходы по приобретению одной топливной пластиковой карты на сумму 450 руб. В конце месяца получен счет-фактура, подтверждающий заправку по пластиковой карте на сумму 5000 руб. Произведена оплата разницы между суммой аванса и стоимостью фактически приобретенного горючего. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Оплачена стоимость карты

60/2

51

450

Получена карта

10

60/2

450

Перечислен аванс за приобретение ГСМ

60/1

51

1500

Получены от компании отчет о
заправке автомобиля по карточке и
накладная

10

60/2

5000

Произведен зачет аванса на основании
накладной и счета-фактуры

60/2

60/1

1500

Произведен окончательный расчет с
поставщиком

60/2

51

3500

Списание ГСМ

Для списания ГСМ бухгалтер использует следующие документы:

1) путевой лист (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) (может применяться при списании всех видов топлива);

2) приказы руководителя учреждения, утверждающие:

а) месячный лимит пробега автомобиля;

б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;

в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с нормами расхода топлива и смазочных материалов;

г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;

д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;

3) акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).

В бухгалтерском учете списание ГСМ отражается записью:

Дебет счетов 20 (26, 44)

Кредит счета 10.

Списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости. Выбор метода следует закрепить в учетной политике учреждения. Кроме того, фактический расход ГСМ списывают на основании данных о пробеге автомобиля с применением норм расхода ГСМ, установленных для определенной марки автомобиля с учетом надбавок.

Нормы расхода топлива предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др. независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. В настоящее время действуют Нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее — Распоряжение N АМ-23-р).

Нормы расхода топлива. Они устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей. Данные нормы соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению и учитывают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Нормы расхода топлива рассчитаны в соответствии с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии;

2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы:

— автобуса, где учитываются снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;

— самосвала, где учитываются снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);

3) транспортная норма в литрах на 100 т-км (л/100 т-км) при проведении транспортной работы грузового автомобиля.

Базовая норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), вида используемого топлива, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах правил дорожного движения.

Транспортная норма включает в себя базовую норму и зависит от грузоподъемности, нормируемой загрузки пассажиров и конкретной массы перевозимого груза.

Эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации АТС на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в Распоряжении N АМ-23-р.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходной нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего АТС, или местной администрации).

Нормативный расход топлива определяется по формулам. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива. Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент к норме (суммарная относительная надбавка или снижение), %.

Для автобусов нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) + Hот x T,

где Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — транспортная норма расхода топлива на пробег автобуса, л/100 км (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузки пассажиров);

S — пробег автобуса, км;

D — поправочный коэффициент к норме (суммарная относительная надбавка или снижение), %;

Hот — норма расхода топлива при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей), л/ч;

T — время работы автомобиля с включенным отопителем, ч.

Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x (Hsan x S + Hw x W) x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлива, л;

Hsan — норма расхода топлива на пробег автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии без груза, л/100 км (Hsan = Hs + Hg x Gпр, где Hs ~ базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (тягача) в снаряженном состоянии, л/100 км (для одиночного автомобиля, тягача Hsan = Hs); Hg — норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 т-км; Gпр — собственная масса прицепа или полуприцепа, т);

S — пробег автомобиля или автопоезда, км;

Hw — норма расхода топлива на транспортную работу, л/100 т-км;

W — объем транспортной работы, т-км (W = Gгр x Sгр, где Gгр — масса груза, т; Sгр — пробег с грузом, км);

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Для автомобилей-фургонов нормативное значение расхода топлива определяется аналогично бортовым грузовым автомобилям. Для фургонов, работающих без учета массы перевозимого груза, нормируемое значение расхода топлива определяется с учетом повышающего поправочного коэффициента — до 10% к базовой норме.

Нормы расхода смазочных материалов. Нормы расхода смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для оперативного учета, расчета удельных норм расхода масел и смазок при обосновании потребности в них для предприятий, эксплуатирующих автотранспортную технику. Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, определенного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок — в килограммах на 100 л расхода топлива.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет. Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

Внимание! Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлив отсутствуют в Распоряжении N АМ-23-р, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике (п. 6 Распоряжения N АМ-23-р).

Таким образом, в случае если нормы расхода топлива на автомобиль не указаны в Распоряжении N АМ-12-р, учреждение вправе разработать и утвердить такие нормы самостоятельно в соответствующем приказе. При определении этих норм учреждению следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письмо Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).

Налоговый учет расходования ГСМ

В случае приобретения ГСМ за счет внебюджетных средств затраты в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются в составе расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для учреждений, применяющих метод начисления, моментом признания расходов на ГСМ в целях налогообложения является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Следует помнить, что доходы могут быть уменьшены только на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), а сам по себе факт приобретения ГСМ не означает, что расходы произведены. Приобретенный бензин должен быть израсходован. Документом, который подтверждает факт и дату расхода горючего, а также производственную направленность такого расхода, является путевой лист.

При кассовом методе затраты на приобретение ГСМ следует учитывать в составе расходов по мере списания ГСМ при условии, что они были оплачены (ст. 273 НК РФ).

Подписано в печать

28.10.2009